鹿児島オフィスづくりブログ
これ1つで会議の質がグっと上がる！MAX HUBによる会議改革事例
どの会社にも会議があると思います。
しかし、経営者・社員ともに会議の質に満足している会社は少ないのではないでしょうか？
今回は、弊社の会議の悩みをたった1つで解決してくれたMAX HUBという会議ツールを紹介します。
会議の質を下げるよくある課題
会議の質を下げてしまう要因はいくつかあります。
以前の弊社は次のような課題がありました。
●会議で利用する機器やホワイトボードを用意するのに時間がかかる
●複数の発表者がいる会議におけるパソコンのケーブルの差し替えや座席移動
●発表者はパソコンを見て、参加者はモニターを見て目が合わず、一体感が無い
●欠席者へ会議内容を共有するために議事録を作成する業務が発生
●会議室で参加するメンバーと、Web会議で参加するメンバーとの間で温度差がある
Web会議が増え、オンラインとオフラインのそれぞれで参加するメンバーがいることで
一体感が無くなり、会議の質は以前よりも下がっているように感じていました。
会議に必要なすべてを1台に集約したMAX HUB
しんぷくでは、会議の質を向上するための解決策として、会議ツールの『MAXHUB』を導入しました。
MAX HUBは、パソコン、カメラ、スピーカー、マイクが一体となっているミーティングボードです。
しんぷくでは、MAX HUBを導入してから会議の質と効率が劇的に向上しました。
MAX HUBを使うとどのように会議が変わるのか？活用事例を7つ紹介していきたいと思います。
活用シーン① ワイヤレスで複数のPC画面をモニターに投影
写真のワイヤレスドングルをパソコンにつなげば、ケーブルを抜き差しすることなく、
ボタンを押せばパソコンの画面をモニターに投影することができます。
投影するパソコンを変える時も、ボタンを押すだけで切り替えができます。
HDMIやRGBケーブルの抜き差しをしたり、
ケーブルの長さが足りず、座席を移動したりする必要もありません。
パソコン投影するためにプロジェクターの設営に時間をかけることもなくなり、
すぐに会議をスタートできるようになりました。
活用シーン② ホワイトボード機能でPC画面やホワイトボードに書き込み
MAX HUBにはホワイトボード機能が搭載されているので、
ホワイトボードとモニターの2つを用意する必要が無くなります。
タッチペンも書き心地がよく、ストレスを感じません。
さらにMAX HUBに表示したパソコンの画面にも書き込むことができます。
この機能は非常に便利です。
活用シーン③ セミナーや勉強会でのプレゼンテーションで利用
しんぷくではセミナーや勉強会のプレゼンテーションでもMAX HUBを活用しています。
パソコンを操作しなくても、タッチ画面を触ればページをめくることができます。
今までは、プロジェクターの映像を見えやすくするために部屋を暗くしていましたが、
MAX HUBのモニターは明るいままでも見やすい照度になっています。
オンラインで外部講師に講演をしてもらうときもMAX HUBのWeb会議機能を活用することで
遠隔から講演をしてもらうことも実現しました。
活用シーン④ Web会議用の端末として活用
MAX HUBにはWindowsが搭載されているため、パソコンを接続しなくともWeb会議を始めることができます。
スピーカーやマイクも搭載しているため、面倒なスピーカーやマイクの接続も不要です。
MAX HUBは複数人での会議を想定しているので、カメラは広い範囲の参加者を映すことができます。
また、マイクは広い範囲の音を拾うので、Web会議のストレスが軽減しました。
しんぷくでは、お客様や仕入れ先、拠点間のミーティングをMAX HUBを活用して行っています。
活用シーン⑤ 会議用の録画で議事録作成を廃止
会議の欠席者がいる時や、記録をしておく必要がある会議内容の場合は、
MAX HUBのWeb会議機能で会議内容を録画しています。
MAX HUBに投影された映像や、全員の表情、議論した音声を記録できます。
以前は議事録を作成していたのですが、現在では欠席者に録画した映像を見ておいてもらうことにしています。映像は早送りして視聴することもできます。
議事録を廃止して、会議の録画映像を共有することで、
業務負担を減らすことができましたし、会議内容も正確に伝わるようになりました。
活用シーン⑥ ウェルカムボード作成機能を活用
しんぷくでは、セミナーやオフィスツアーを開催しています。
来場されたお客様をお迎えするためにMAX HUBのウェルカムボード機能を活用しています。
MAX HUBに内蔵されているウェルカムボードのフォーマットを活用することで
簡単に下記のようなウェルカムボードを作成することができます。お客様からも好評です。
活用シーン⑦ MAX HUBとスマートホンの情報共有
MAX HUBでQRコードを発行し、QRコードをスマホで読み取ることで
MAX HUBとスマホの情報共有をすることができます。
MAX HUBのホワイトボード機能で書いた板書を画像としてスマホに送ることや、
スマホ内に保存されている写真をMAX HUBに送ることもできます。
以上、MAX HUBによるしんぷくの会議改善事例です。
しんぷくに来社いただければ、弊社が利用しているMAX HUBをデモで体験いただくことが可能です。
MAX HUBにご興味をお持ちいただけた方はお気軽にお問合せください。
お問合せは下記よりお願いします。
