鹿児島オフィスづくりブログ
メール乗っ取りから会社の信用を守る！中小企業のセキュリティ対策【鹿児島県事例】
近年、サイバー攻撃や不正アクセスのターゲットは、決して大企業だけではありません。セキュリティ対策が手薄になりがちな中小企業を狙った悪質なサイバー攻撃が増えています。 身近なところでもその脅威は迫っており、実際に鹿児島県内において「自社のメールアカウントが乗っ取られ、気付かないうちに大切な取引先へスパムメールを大量送信していた」という事例が発生しています。
今回は、この実際に起きた「メール乗っ取り被害」の事例を詳しく解説するとともに、そこから会社と社員を守るためにセキュリティ機器を導入し、セキュリティ環境を改善した解決事例をご紹介します。
1. 中小企業に潜むセキュリティリスク
業務の効率化や管理のしやすさから「社内で共通のメールアドレスやID・パスワードを使い回す」という運用をしている企業も少なくないのではないでしょうか。一見、効率的で利便性が高いように思えるアカウントの共有ですが、セキュリティの観点からは非常に脆弱で、大きなリスクが潜んでいる状態と言わざるを得ません。
このような運用の最大の問題点は、操作ログが追いにくい点にあります。
例えば、巧妙に偽装されたフィッシングメールを従業員の誰かが誤って開封してしまったとします。万が一このようなトラブルが発生した際、アカウントを複数人で共有していると、「誰が、どのパソコンから操作したのか」を特定することが難しくなってしまいます。その結果、ウイルス感染などの被害に遭った際にも原因究明や隔離などの初動対応が大幅に遅れ、社内ネットワーク全体への感染拡大や取引先への二次被害といった大きなトラブルへと発展してしまう可能性が高くなります。
2. オフィスのメールが乗っ取られた…鹿児島県企業の事例をご紹介
鹿児島県内のお客様から「自社のメールアドレスから、取引先へ大量のスパムメールが送信されているようだ」とのご相談をいただきました。そこで、被害状況の把握と原因の究明に向けて調査を行いました。
今回ご相談いただいたお客様は、営業担当者2名の体制で業務を行っていらっしゃいました。日々の業務効率や連絡の手間を省くため、社内で1つの共通メールアカウントを共有し、双方で運用できる体制を整えていらっしゃいました。一見、情報共有がスムーズに行える、ビジネス用途として不自由のない環境を構築されているように思われました。
判明したトラブルの実態と原因
調査の結果、悪意ある第三者によってこの共通アカウントが完全に乗っ取られており、あらゆる業者や大切な取引先へ向けて、不審なメールが大量に送信されている状況でした。自社内ではこの異常事態を検知する仕組みがなかったため、取引先からの指摘（クレーム）を受けて初めて被害が発覚しました。
また、各パソコンの起動状態や操作履歴を記録する、資産管理ソフトなどが当時の社内では導入されておらず、詳細な操作ログを一切追うことができない環境でした。そのため、2名いる営業担当者のどちらのパソコンに原因があったのかを特定することが困難となっていました。この「ログがなく、原因の特定ができない」という状況が、結果として社内でお互いに疑心暗鬼を生む形となり、職場の人間関係の悪化という深刻な二次被害を引き起こす直接的な原因となっていました。
強固なセキュリティ環境の構築
このようなご相談に対して、鹿児島オフィスづくり.comでは、現状の課題を解決するために以下の対策を実施しました。
UTM（セキュリティ機器）の導入
一度被害に遭ったということは、「この会社はセキュリティが脆い」と攻撃者に認識され、継続的にターゲットにされている可能性が高い状態です。そのため、外部からの脅威を遮断すべく、ウイルス対策や不正アクセスの監視など、複数のセキュリティ機能を一台にまとめた機器であるUTMを早急に導入しました。
ログ管理による「社員を守る」仕組みづくり
通信や操作のログをしっかりと追跡・記録できる環境を新たに構築しました。これにより、万が一再びトラブルが起きた際にも迅速に原因究明ができるようになり、現場の社員が理不尽に疑われることを防ぐ体制を整えました。
ネットワーク基盤の最適化
さらに、元々設置されていた古いルーターだけに通信の処理を任せるのではなく、新しく導入したUTM（セキュリティ機器）がネットワーク全体の要として機能するように、オフィスの配線や設定を根本から見直しています。これにより、ウイルスなどの脅威を入り口で完全にシャットアウトする、より強固なネットワーク環境への刷新を進めています。
強固なセキュリティ環境構築の結果
UTMの導入後、怪しいスパムメールを入り口でしっかりとブロックできるようになり、危険なメールの受信リスクが極端に減少しました。 また、ログが正確に追えるようになったことで、会社としてのセキュリティレベルが上がっただけでなく、現場で働く社員が安心して業務に取り組める環境を取り戻すことができました。
目に見えないネットワークの脅威は鹿児島オフィスづくり.comにご相談ください
今回ご紹介した事例のように、目に見えないネットワークの脅威は、ある日突然会社の信用を失墜させるだけでなく、日々の業務や社内の人間関係にまで深刻なダメージを与えます。 貴社のセキュリティ対策は万全でしょうか。「共通アカウントを使っている」「自社のセキュリティに不安がある」という方は、ぜひお気軽に鹿児島オフィスづくり.comまでご相談ください。専門的な視点から、会社と社員を守る最適な解決策をご提案いたします。
